Glosario de tecnología para gerentes: 40 términos explicados

En resumen: Este glosario de tecnología explica en lenguaje simple 40 términos que aparecen con frecuencia en cotizaciones y reuniones con proveedores, desde API, SaaS y webhook hasta MVP, serverless y LLM. Cada término tiene una definición corta y, en la mayoría de los casos, un ejemplo cotidiano, para que puedas preguntar, comparar propuestas y decidir sin depender de que alguien te traduzca.

En una reunión con un proveedor de tecnología es normal que aparezcan diez siglas en cinco minutos. Muchos gerentes asienten y se quedan con la duda, y esa duda sale cara: se aprueba un alcance que no se entendió o se comparan mal dos propuestas. Aquí están, agrupados por tema.

Software y modelos de pago

Estos términos definen qué estás comprando, cómo lo pagas y qué pasa después de la entrega.

SaaS

Software como servicio (Software as a Service). Es software que usas por internet a cambio de una suscripción, sin instalar nada ni administrar servidores. Ejemplo: el correo corporativo en la nube o un CRM en línea. Cuándo conviene frente a construir: software a medida vs. software comercial.

Licencia por usuario

Modelo de cobro en el que pagas una cuota mensual o anual por cada persona que usa el software. Es cómodo al comienzo y pesa cuando el equipo crece: si pasas de 10 a 40 usuarios, pagas cuatro veces más por la misma herramienta. Más en licencias por usuario.

CRM

Sistema de gestión de relaciones con clientes (Customer Relationship Management). Guarda contactos, oportunidades, cotizaciones y seguimientos de ventas. Ejemplo: saber qué se le cotizó a un cliente y cuándo hay que volver a llamarlo. Comparación en CRM a medida o CRM comercial.

ERP

Sistema de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning). Reúne en un solo software áreas como contabilidad, inventario, compras, ventas y nómina. Ejemplo: una venta descuenta el inventario y genera el registro contable sin que nadie la digite dos veces.

Vendor lock-in

Dependencia de un proveedor: cambiarte a otro sale tan caro o es tan difícil que en la práctica no puedes hacerlo. Ejemplo: tu sistema está en una cuenta a nombre del proveedor y no tienes el código. Cómo evitarlo: propiedad del código y los datos.

Mantenimiento

Trabajo necesario para que un software siga funcionando bien con el tiempo: actualizaciones de seguridad, ajustes cuando cambia una herramienta conectada y correcciones menores. No es lo mismo que agregar funciones nuevas. Cuánto cuesta: mantener un software a medida.

Soporte

Atención a los usuarios cuando algo falla o no saben cómo hacer algo. Ejemplo: un vendedor reporta que no puede generar una cotización y alguien lo revisa. El soporte atiende incidentes; el mantenimiento ayuda a prevenirlos.

SLA

Acuerdo de nivel de servicio (Service Level Agreement). Es el compromiso por escrito sobre tiempos de respuesta y disponibilidad. Ejemplo: "los errores que detienen la operación se atienden en máximo cuatro horas hábiles". Sin SLA, "te respondemos rápido" no significa nada concreto.

Desarrollo

Estos términos aparecen en la cotización y durante el proyecto.

Código fuente

Las instrucciones escritas por los programadores que hacen funcionar un sistema. Es la receta del software: quien la tiene puede modificarlo o llevarlo a otro proveedor. Por eso importa tanto de quién es.

Repositorio

Lugar donde se guarda el código fuente con todo su historial de cambios. Los más conocidos son GitHub, GitLab y Bitbucket. Ejemplo: permite ver qué cambió el martes y volver a la versión anterior si algo falló. Lo ideal es que esté a nombre de tu empresa.

MVP

Producto mínimo viable (Minimum Viable Product). Es la primera versión con lo mínimo necesario para resolver el problema principal y aprender del uso real. Ejemplo: antes de un sistema de ventas completo, solo el registro de pedidos desde el celular. Ver desarrollo por módulos (MVP).

Módulo

Parte de un sistema que resuelve una función concreta y se puede construir, probar y cobrar por separado. Ejemplo: módulo de inventario, módulo de compras, módulo de reportes.

Alcance

Lo que el proyecto incluye y, tan importante como eso, lo que no incluye. Ejemplo: "el módulo de pedidos permite crear, editar y aprobar pedidos; no incluye facturación". Un alcance vago suele terminar en sobrecostos y discusiones.

Backlog

Lista priorizada de funciones, ajustes y pendientes de un proyecto. Ejemplo: "agregar filtro por vendedor", "exportar a Excel", "alerta de inventario bajo", ordenados según qué tan urgente es cada uno.

App nativa

Aplicación construida específicamente para iPhone o para Android, que normalmente se descarga desde App Store o Google Play. Puede aprovechar más funciones del teléfono que una aplicación web, pero cuesta más construirla y mantenerla.

PWA

Aplicación web progresiva (Progressive Web App). Es una aplicación web que se puede instalar en la pantalla de inicio del celular y usar casi como una app, sin pasar por las tiendas. Ejemplo: una app interna de visitas que los técnicos abren con un toque. Comparación en app móvil vs. app web.

Datos e integraciones

Estos términos explican cómo se guarda la información y cómo pasa de un sistema a otro.

Base de datos

Sistema organizado para guardar información y consultarla rápido y sin errores. Ejemplo: la tabla de clientes, la de productos y la de pedidos, relacionadas entre sí. Se parece a un Excel, pero maneja muchos usuarios a la vez y reglas que evitan datos inconsistentes.

API

Interfaz de programación de aplicaciones (Application Programming Interface). Es la puerta por la que un sistema le pide o le envía información a otro de forma automática. Ejemplo: tu tienda en línea consulta en tu inventario cuántas unidades quedan, sin que nadie las digite. Más en integrar las herramientas que ya usas.

Webhook

Aviso automático que un sistema le envía a otro cuando pasa algo. Con la API preguntas; con el webhook te avisan. Ejemplo: cuando entra un pago, la pasarela avisa a tu sistema para que marque el pedido como pagado.

Integración

Conexión entre dos o más sistemas para que la información fluya sin copiarla a mano. Se hace con APIs, webhooks o herramientas de automatización. Ejemplo: un pedido cerrado en el CRM crea la orden de despacho en el sistema de bodega.

ETL

Extraer, transformar y cargar (Extract, Transform, Load). Proceso que toma datos de una fuente, los limpia o reorganiza y los guarda en otro lugar. Ejemplo: cada noche se toman las ventas del sistema de facturación, se unifican los nombres de los vendedores y se cargan al tablero de gerencia.

Dashboard

Tablero de indicadores: una pantalla con gráficos y cifras que muestra cómo va el negocio. Ejemplo: ventas del mes contra la meta, pedidos pendientes y cartera vencida en una sola vista. Qué incluir: tablero de indicadores para gerencia.

KPI

Indicador clave de desempeño (Key Performance Indicator). Es una cifra que dice si algo va bien o mal frente a una meta. Ejemplo: porcentaje de pedidos despachados a tiempo. Pocos y bien elegidos sirven más que muchos.

Infraestructura

Estos términos describen dónde vive tu software y qué lo mantiene disponible y seguro.

Nube

Servidores y servicios de otras empresas que usas por internet en lugar de tener equipos propios. Ejemplo: tu sistema corre en la infraestructura de un proveedor de nube y pagas según lo que consumes. La nube no es automáticamente barata: depende de cómo se configure.

Servidor

Computador que presta un servicio a otros: aloja una aplicación, una base de datos o una página web y responde a quienes la usan. Puede ser físico, en tu oficina, o virtual, en la nube.

Serverless

Modelo en el que no administras servidores ni pagas por tenerlos encendidos: el proveedor ejecuta tu código solo cuando alguien lo usa. Ejemplo: una app que se usa en horario de oficina no paga cómputo por las horas de la noche. Ver servidores encendidos vs. pago por uso.

Hosting

Servicio de alojamiento: el lugar donde vive tu página web o aplicación para que se pueda acceder a ella por internet. Hay planes gratuitos con límites y planes pagos según el tráfico.

Dominio

El nombre de tu empresa en internet, como codeless-co.com. Se registra y se renueva periódicamente. Debe estar a nombre de tu empresa: si está a nombre de un tercero, tu página y tu correo dependen de esa persona.

SSL

Certificado de seguridad que cifra la información entre el navegador y tu sitio; hoy técnicamente se llama TLS. Es lo que hace que la dirección empiece por "https" y el navegador muestre el candado. Muchos proveedores de hosting lo incluyen sin costo.

Respaldo

Copia de seguridad de la información para recuperarla si algo falla o se borra. Ejemplo: una copia diaria automática de la base de datos guardada en otro lugar. Un respaldo que nunca se ha probado restaurar es una esperanza, no un respaldo.

Inteligencia artificial

Estos términos aparecen cada vez más en las propuestas.

IA generativa

Tipo de inteligencia artificial que produce contenido nuevo, como texto, imágenes, resúmenes o código, a partir de una instrucción. Ejemplo: redactar el borrador de una respuesta a un cliente a partir de la conversación anterior.

LLM

Modelo de lenguaje grande (Large Language Model). Es el motor detrás de herramientas como ChatGPT, Claude o Gemini: un modelo entrenado con enormes cantidades de texto que entiende y redacta lenguaje. Cómo usarlos sin exponer información sensible: ChatGPT, Claude y Gemini en la empresa.

Prompt

La instrucción que le das a un modelo de IA. Ejemplo: "Resume este contrato en cinco puntos y señala las fechas de pago". Un prompt claro, con contexto y un ejemplo del resultado esperado, funciona mejor que uno vago.

Agente de IA

Sistema de IA que no solo responde, sino que ejecuta pasos: consulta otros sistemas, toma decisiones simples dentro de reglas y completa tareas. Ejemplo: revisa los correos de pedidos, crea el pedido en el sistema y avisa si falta información. Ver agentes de IA para empresas.

OCR

Reconocimiento óptico de caracteres (Optical Character Recognition). Tecnología que convierte el texto de una imagen o un PDF escaneado en texto que se puede copiar y procesar. Combinado con IA, permite leer facturas y extraer datos como NIT, fecha y total. Más en IA para leer facturas y documentos.

Chatbot

Programa que conversa con personas por chat, en la web o en WhatsApp. Los más simples siguen un menú de opciones; los que usan IA entienden preguntas escritas libremente. Ejemplo: responder horarios, estado de pedidos y preguntas frecuentes a cualquier hora.

Automatización

Estos términos describen las formas de hacer que el trabajo repetitivo ocurra solo.

Automatización

Hacer que una tarea repetitiva ocurra sin que alguien la ejecute cada vez. Ejemplo: cuando se aprueba una cotización, se genera el PDF, se envía al cliente y se crea el recordatorio de seguimiento. Por dónde empezar: automatización de procesos en pymes.

No-code

Herramientas para crear aplicaciones o automatizaciones sin escribir código, configurando pantallas y reglas. Ejemplos: AppSheet, Zapier o Make. Sirven muy bien para procesos sencillos y tienen límites cuando el proceso crece. Ver no-code y low-code: cuándo convienen.

Low-code

Herramientas en las que la mayor parte se construye de forma visual y se escribe código solo donde hace falta. Ejemplos: Power Apps, o n8n cuando se le agregan pasos con código. Quedan entre el no-code y el desarrollo a medida.

RPA

Automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation). Software que imita lo que haría una persona en la pantalla: hacer clic, copiar, pegar y llenar formularios. Ejemplo: descargar cada mañana un reporte de un portal que no tiene API. Es más frágil que una integración: si cambia la pantalla, se rompe.

¿Qué términos se confunden con más frecuencia?

Los pares que más se confunden son API y webhook, soporte y mantenimiento, dominio y hosting, y no-code y low-code. La diferencia en una línea:

Término	Se confunde con	La diferencia
API	Webhook	Con la API tu sistema pregunta; con el webhook el otro sistema te avisa
Soporte	Mantenimiento	El soporte atiende lo que falló; el mantenimiento ayuda a que no falle
Dominio	Hosting	El dominio es la dirección; el hosting es el lugar donde vive el sitio
No-code	Low-code	El no-code no usa código; el low-code permite agregarlo donde hace falta
MVP	Prototipo	El MVP ya resuelve el problema principal; el prototipo solo muestra la idea
Chatbot	Agente de IA	El chatbot conversa; el agente además ejecuta tareas en otros sistemas

¿Cómo usar este glosario en una reunión con proveedores?

Úsalo para hacer preguntas, no para parecer experto. Algunas ideas prácticas:

1. Pide que te expliquen cada sigla que aparezca en la propuesta. Si el proveedor no puede explicarla en una frase, es una señal.
2. Convierte la propuesta en preguntas concretas: "¿el SLA dice en cuánto tiempo responden?", "¿el repositorio queda a nombre de mi empresa?", "¿esto se cobra por licencia por usuario?".
3. Separa en la cotización el mantenimiento, el soporte y las funciones nuevas. Son tres costos distintos.
4. Pregunta qué pasa con el código fuente y los datos si la relación termina.
5. Pide el costo mensual de hosting, nube y servicios, además del costo de construir.

En CodeLess Co preferimos reuniones en las que el cliente pregunta todo: una decisión tomada con los términos claros sale mejor. Si recibiste una propuesta y quieres compararla con otras opciones, eso hace parte del estudio de herramientas y costos de nuestra consultoría y diagnóstico tecnológico.

Si una cotización tiene términos que no te cuadran, la revisamos contigo. La primera conversación es gratis: cuéntanos qué te propusieron.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una API en palabras simples?

Una API es la puerta por la que un sistema le pide o le entrega información a otro de forma automática, sin que una persona copie los datos. Por ejemplo, una tienda en línea usa la API del sistema de inventario para saber cuántas unidades quedan. Si una herramienta tiene API, se puede conectar con otras; si no la tiene, integrarla es más difícil.

¿Qué es SaaS y cómo se paga?

SaaS significa software como servicio: un programa que usas por internet sin instalarlo ni administrar servidores. Se paga con una suscripción mensual o anual, casi siempre por usuario o por plan según el volumen de uso. La ventaja es que arrancas rápido; la desventaja es que el costo crece con tu equipo y dependes de las condiciones del fabricante.

¿Para qué sirve un webhook en una empresa?

Un webhook sirve para que un sistema avise a otro, en el momento, cuando pasa algo. Por ejemplo, cuando se confirma un pago, cuando llega un formulario o cuando se aprueba una cotización. Así la información fluye sin que alguien revise a mano ni copie datos, y las automatizaciones reaccionan de inmediato en lugar de esperar.

¿Qué términos técnicos debe entender un gerente antes de contratar software?

Como mínimo: alcance, módulo, MVP, código fuente, repositorio, mantenimiento, soporte, SLA y licencia por usuario. Con esos términos claros puedes entender qué incluye una propuesta, qué queda por fuera, de quién será el sistema y cuánto costará después de la entrega. Si una sigla de la cotización no está clara, pide que te la expliquen en una frase.