Licencias por usuario: el costo que crece más que tu empresa

En resumen: Las licencias por usuario cobran una tarifa fija por cada persona con acceso, use mucho o poco la herramienta. Por eso el costo crece con cada contratación, aunque el sistema no te dé nada nuevo. La salida no es compartir contraseñas: es dar a los usuarios ocasionales roles de solo lectura, reportes que llegan por correo, portales o un módulo propio.

Cuando la empresa tiene ocho personas, el precio por usuario parece razonable. El problema aparece dos o tres años después, cuando son cuarenta y la factura se multiplicó por cinco sin que la herramienta haga nada distinto. Aquí explicamos cómo funciona el modelo, dónde duele y qué opciones tienes sin salirte de las reglas.

¿Qué son las licencias por usuario?

Son un modelo de licenciamiento de software en el que pagas una tarifa fija por cada persona que tiene una cuenta, normalmente cada mes o cada año. Es un modelo muy común en las herramientas en la nube (SaaS): CRM, suites de oficina, sistemas de gestión, herramientas de proyectos. En las cotizaciones aparece como "precio por usuario al mes" o "por puesto".

Hay varias versiones del mismo modelo:

• Usuario nombrado. Cada licencia es de una persona específica. Es la más común.
• Usuario concurrente. Pagas por el número máximo de personas conectadas al mismo tiempo. Es menos frecuente en herramientas en la nube.
• Usuario activo. Solo se cobran las cuentas que entraron durante el mes.
• Planes por niveles. El precio por usuario cambia según el plan, y a veces hay un mínimo de usuarios o funciones que solo existen en el plan más caro.

Antes de comparar herramientas, confirma cuál de estas aplica. Dos precios por usuario que se ven iguales pueden terminar en facturas muy distintas.

¿Por qué el costo por usuario en SaaS castiga el crecimiento?

Porque amarra el costo al número de personas, no al valor que la herramienta entrega. Cada contratación sube la factura, aunque la persona nueva use el sistema diez minutos al día.

Un ejemplo hipotético: supón una distribuidora que usa un sistema comercial a $150.000 por usuario al mes y que pasa de 8 a 40 personas con acceso en tres años. Para simplificar, el precio por usuario no cambia:

	Año 1	Año 2	Año 3
Usuarios con licencia	8	20	40
Costo mensual	$1.200.000	$3.000.000	$6.000.000
Costo anual	$14.400.000	$36.000.000	$72.000.000
Acumulado	$14.400.000	$50.400.000	$122.400.000

La herramienta es la misma el primer día y el último. Lo único que cambió es cuánta gente tiene cuenta. Y en la práctica el número real puede ser peor: los precios pueden subir en las renovaciones y, si el cobro es en dólares, la tasa de cambio agrega otra variable que no controlas.

El dato que más duele aparece cuando miras quién es quién. Supón que de esos 40 usuarios, 28 solo consultan existencias o registran una entrega al día. Son $50.400.000 al año pagados por personas que usan una fracción mínima del sistema.

Este es uno de los cuatro costos que describimos en el costo real del software que ya estás pagando. Aquí lo miramos en detalle porque es el que más rápido crece.

¿Qué usuarios son los que más caros te salen?

Los ocasionales: quienes solo consultan un dato o registran una cosa al día pagan lo mismo que quien trabaja en la herramienta ocho horas. Algunos ejemplos típicos:

• El auxiliar de bodega que solo confirma la recepción de mercancía.
• El vendedor en calle que consulta existencias y precios desde el celular.
• El gerente que abre el tablero una vez por semana.
• El técnico que registra la visita y sube una foto.
• La persona de contabilidad que descarga un reporte al cierre de mes.

Ninguno de ellos necesita la herramienta completa. Necesitan una pantalla, un dato o un formulario.

¿Se pueden compartir licencias entre varias personas?

En general, no. Los términos de servicio de las licencias por usuario nombrado suelen prohibir que varias personas usen la misma cuenta, y los proveedores pueden suspenderla si lo detectan.

Aparte del riesgo contractual, compartir cuentas trae problemas prácticos:

• Pierdes la trazabilidad. No sabes quién aprobó un descuento, quién borró un registro o quién cambió un precio.
• Se debilita la seguridad. Una contraseña que circula por WhatsApp no se puede proteger. Y cuando alguien se va de la empresa, hay que cambiarla para todos.
• Se complica el manejo de datos personales. Si la herramienta guarda información de clientes, no poder saber quién accedió a qué dificulta demostrar un manejo responsable, algo que pesa bajo la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales.

Compartir cuentas parece un ahorro, pero es un riesgo que se paga después.

¿Qué alternativas legales hay para bajar el precio por usuario del software?

La idea es separar a los usuarios que trabajan dentro del sistema de los que solo necesitan un dato de él. Estas son las opciones, de la más sencilla a la más elaborada:

1. Roles de solo lectura o invitados. Algunas herramientas tienen tipos de usuario más baratos, o sin costo, para consultar. A veces no aparecen en la página de precios; pregúntale directamente al proveedor.
2. Reportes que llegan solos. Si el gerente solo mira cifras, que el reporte le llegue por correo cada lunes. Un tablero de indicadores para gerencia bien diseñado no exige que cada lector tenga licencia de la herramienta de origen.
3. Portales para clientes y proveedores. En lugar de crearles cuentas a externos, un portal sencillo les muestra solo su información: pedidos, facturas, estado de un servicio.
4. Formularios de registro. Para quien registra una cosa al día, un formulario conectado al sistema principal puede bastar.
5. Un módulo propio para los usuarios ocasionales. Una aplicación pequeña que lee y escribe en el sistema principal y que usan las 28 personas del ejemplo, mientras las 12 que trabajan a fondo conservan su licencia.
6. Renegociar. Con los datos de uso en la mano puedes pedir otro plan, un descuento por volumen o bajar licencias en la renovación.

Una advertencia importante: algunos contratos consideran que el acceso indirecto, es decir, a través de otra aplicación o integración, también requiere licencia. Antes de construir un portal o un módulo que lea datos del sistema principal, revisa esa cláusula o pregúntale al proveedor por escrito.

Si quieres hacer el ejercicio completo de revisar todas tus herramientas a la vez, está en cómo reducir costos de software.

¿Cuándo no conviene salir del modelo por usuario?

Cuando el modelo es justo: casi todas las personas con cuenta trabajan en la herramienta a diario y el valor que reciben es proporcional a lo que pagan. En ese caso, pagar por usuario es razonable y cambiar trae más riesgo que ahorro.

El modelo por usuario también tiene sentido cuando:

• El equipo es pequeño y estable, y no esperas crecer mucho en los próximos años.
• La herramienta es especializada y de uso intensivo, como el software contable para el contador o una herramienta de diseño para el diseñador.
• El proveedor absorbe cosas caras de mantener, como los cambios regulatorios de la facturación electrónica, el soporte o la seguridad.
• Estás probando. Pagar poco por pocos usuarios, sin compromiso largo, es una buena forma de validar un proceso antes de invertir en algo propio.

Para comparar todas las variables, no solo el modelo de cobro, revisa software a medida vs. software comercial.

¿Qué hacemos distinto en CodeLess Co?

Cobramos por módulo, no por usuario. Los sistemas que construimos son del cliente, con su código y sus datos, así que agregar diez personas no cambia lo que nos pagas y, cuando la solución es un desarrollo propio, tampoco hay factura de licencias.

Eso no significa que sea gratis. Un sistema propio tiene un costo de construcción y algo de mantenimiento, que explicamos en cuánto cuesta mantener un software a medida. La infraestructura puede crecer un poco con el uso, pero no por cabeza, y la diseñamos para que su costo sea bajo y predecible. Cuando hacemos desarrollo de software a medida, la comparación que ponemos sobre la mesa es esa: cuánto pagarías en licencias en los próximos años frente a construir y mantener lo que de verdad usas.

A veces la cuenta dice que la herramienta actual sigue siendo la mejor opción. También lo decimos.

Si tu factura de licencias crece más rápido que tu equipo, revisemos el caso. La primera conversación es gratis: cuéntanos cuántos usuarios estás pagando.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre usuario nombrado y usuario concurrente?

Una licencia de usuario nombrado pertenece a una persona específica y solo ella puede usarla. Una licencia de usuario concurrente limita cuántas personas pueden estar conectadas al mismo tiempo, sin importar quiénes sean. El modelo concurrente puede ser más económico cuando hay turnos o uso ocasional, pero es menos común en las herramientas en la nube, que suelen cobrar por usuario nombrado.

¿Es legal compartir una cuenta de software entre varios empleados?

En la mayoría de las herramientas con licencia por usuario, no está permitido: los términos de servicio suelen prohibir que varias personas usen la misma cuenta, y el proveedor puede suspenderla. Además, compartir cuentas elimina la trazabilidad de quién hizo qué y debilita la seguridad. Lo recomendable es revisar los términos de tu proveedor y preguntar por roles de solo lectura o licencias más livianas.

¿Cómo calcular el costo real por usuario de un software?

Divide el costo anual total de la herramienta entre el número de personas que la usan de verdad, no entre las licencias pagadas. En el costo total incluye licencias, módulos adicionales, integraciones y soporte. Si el resultado es mucho más alto que el precio de lista por usuario, tienes licencias ociosas o usuarios que casi no entran, y ahí está la oportunidad de ahorro.

¿Existen sistemas que no cobren por usuario?

Sí. Hay herramientas que cobran por uso, por volumen de transacciones o con una tarifa plana, y también está la opción de un software propio, donde no pagas licencias sino la construcción y el mantenimiento. Cada modelo tiene ventajas y riesgos. Lo importante es proyectar el costo a tres años con el crecimiento esperado de tu equipo, no comparar solo el precio del primer mes.